L’inbox 0, plus qu’une règle c’est un état d’esprit de productivité que j’applique au quotidien.
C’est en regardant en 2016 ce meetup de Jean de La Rochebrochard chez The Family que j’ai découvert le principe de “l’inbox 0” (pour rappel “l’inbox 0” consiste à avoir à intervalle régulier une boite de réception email à 0).
Ce concept de productivité est avant toute chose accessible à tous et fait preuve de bon sens. Après tout, qui est capable de travailler sereinement avec une pille interminable de papiers sur son bureau ? Il en est de même pour les supports numérique.
“ Less is more “ Mies van der Rohe
Dans ma première expérience entrepreneuriale, je me suis clairement laissé dépassé par la paperasse en la laissant en attente, qu’elle soit dématérialisée ou non. Les conséquences de cette méthode aléatoire sont multiples, mais apportent rarement du positif.
Il en était de même pour les emails qu’ils soient de clients ou de tierces, au mieux répondue avec un délai interminable, au pire, rester sans réponses. Inutile de vous faire un dessin sur la conséquence de cette méthode et sur l’image qu’elle projette. Je ne dirais pas que ça à coulé ma boite, mais ça ne l’a pas tirée vers le haut ! Sans compter la sensation désagréable de toujours courir après les mails sans savoir par où commencer quand j’ouvrais ma boite mail. Pire l’appréhension montante de voir de nouveaux emails arriver.
C’est donc pour me débarrasser de ce vieux démons, qu’avant d’entamer une nouvelle expérience professionnelle, j’ai adopté radicalement du jour au lendemain l’inbox 0. C’est avec simplicité que j’ai archivé sans tri ni relecture tous les emails de plus d’un mois. Pour les emails de moins d’un mois, le tri était simple, un passage direct à la poubelle pour toutes les newsletters. Une relecture de tous les emails restant un à un que ce concluait soit par un archivage soit par une réponse.
Cela fait donc deux ans que j’applique quotidiennement l’inbox 0 (j’ai de façon certaine beaucoup moins de mail que Jean). Ma journée de travail commence sans comparaison plus positivement après avoir traité tous les emails et me procure un sentiment d’apaisement et de clairvoyance pour le reste de la journée.
Une fois de plus ma méthode de tri est simple, pour traiter les emails vite et bien. Je commence par les newsletters, regarde l’accroche et sauvegarde dans mon Pocket les liens qui m’intéressent avant de supprimer l’email. Ensuite, je lis les emails de mes contacts avec deux options, soit l’email nécessite une réponse, auquel cas je m’y attelle directement, soit c’est un “todo” auquel cas que l’ajoute et le priorise dans mon Asana (ou Trello), soit il n’y a rien à faire et je l’archive.
Mon Gmail est paramétré pour archiver tous les emails auquel je réponds. Etant donné la quantité de communication qui passe par email dans l’entreprise, une fois tous les emails traité, ma journée commence en étant globalement à jour, l’esprit libre et léger, prêt à attaquer les taches qui demandent de la concentration.
Cette méthode crée un cercle vertueux. La satisfaction d’avoir terminer quelque chose dès le début de la journée, qui conditionne positivement le reste de la journée. Projette une image professionnelle. Me fait passer pour une machine qui n’oublie jamais rien. Et me permet de savoir par où crocher quand je reviens de vacances. En plus, j’ai pris le pli pour le traitement papier ce qui me permet d’avoir un espace de travail hyper épurer avec seulement un ordi et une tasse de café.
Bonus
Pour gagner encore plus de temps dans le traitement de mes emails, j’utilise StreakCRM en complément de mon Gmail. Cela me permet deux choses importantes.
Un, avoir un tracker d’ouverture d’e-mail pour savoir si mes emails importants ont bien été lu par le destinataire. Ainsi, suivant l’objectif de l’email cela me permet d’ajuster l’email de relance.
Deux, pouvoir profiter d’une base d’email pré-enregistré qui me permet de ne pas avoir à ré-écrire et/ou re-structurer un email envoyé de façon répétée (reporting, transmission de docs, …). Fonctionnalité disponible également dans les outils Gmail qui est moins intuitif que Streak ( paramètre labos Réponses standardisées).
Une autre fonctionnalité qui est intéressante pour le démarchage que je n’utilise que très rarement est le suivi d’email dans un tunnel : Sales, Support.
- Nicolas
